カンファレンスの当日スタッフについて - Kotlin Fest 2019の場合
これからカンファレンスを開催するという人から当日スタッフについて相談を受けたので、一例としてKotlin Fest 2019というイベントではこうだったよという情報を書きます*1。
目次
前提
- イベント当日、関わるすべての人に気持ち良く過ごしてもらいたい（参加者、登壇者、スポンサー、スタッフ）
- 当日スタッフはコアスタッフと一緒にイベントを切り盛りしてくれる大切な仲間
当日スタッフ担当者のタスク
- 募集
- 抽選
- 結果のお知らせ
- 招待（Slack & Google Driveなど）
- 担当割り振り
- 事前顔合わせ
- マニュアル作成
- 当日のオペレーション
- 打ち上げ
タスク消化スケジュール
- 1ヶ月-3週間前 募集、抽選、結果通知、招待
- 2週間前 担当割り振り共有、事前顔合わせ
- 当日まで マニュアル作成＆共有、割り振り調整
- 当日の夜 スタッフ懇親会
応募フォームの項目
雑記
- 顔合わせ : 一番多いチームで5-10名。はじめましての人を当日の朝一度に覚えられないので、事前に一度会って話す
- 担当割り振り : 基本的にはコアスタッフをリーダーに。足りないところはスタッフ経験のある当日スタッフの人をリーダーに。Slackで担当channelが必要なところはchannelを作成。事前にシフトを組んでもらったり、質問に答えたり。
- 部屋担当 : 3人程度にしたけど休憩や聞きたいセッション聴講を許容したいだけ人数を増やせば良かったと思う
- マニュアル : 特に未経験の人は事前に何をやるか知りたい人も居るので、アップデート箇所は残しつつ早めに渡した
運営スタッフの担当割り振り表
Kotlin Fest 2019 関連情報
- スタッフ人数 : 計35名（コアスタッフ10名、当日スタッフ25名 ※ネットワークスタッフなし）
- イベント参加者人数 : 400-500名程度
- 公式Twitter（募集メディア） : https://twitter.com/kotlin_fest
- イベント当日の様子 : https://photos.app.goo.gl/eMtdnad7Ugt3QLBQA
さいごに
昨年*2はスタッフ計16名でほぼ誰かの知り合いという状態でした。今年は2倍以上の人数で、はじめましての人も多かったです。
もし開催が一回目でスタッフが集まらない場合や、イベント規模が大きく人数が必要な場合は、経験者を直接お誘いしたり、業者に依頼する必要があるかもしれません（有料）。
多くの人がイベントに「一般参加者」として参加したいと思う中、自分からつくる側に回りたいと思ってくださる人は稀有です。カンファレンスを継続して行う場合、当日スタッフの中から次回以降のコアスタッフや当日スタッフになる人も居るので、開催前後のフォローは厚くしておきたいというのが個人的な意見です*3。
